Avec la tertiarisation des emplois et le télétravail de nombreuses personnes justifient leurs activités en redoublant de mails et de réunions jusqu’à saturation. Revisiter leur savoir- faire c’est concrétiser et mettre en lumière l’impact des postes et la qualité des personnes qui les occupent. Cette démarche complète, engage les collaborateurs qui réussissent à faire moins mais mieux, délèguent et partagent leurs expertises. Découvrez 6 raisons pour entamer une démarche de dynamisation du savoir-faire.

1. Évaluer réellement la charge de travail pour l’alléger
2. Prioriser les actions stratégiques à forte valeur ajoutée
3. Questionner les modes habituels de fonctionnement individuels et collectifs
4. Transférer le savoir-faire avec empathie (rendre les connaissances explicites)
5. Permettre de partager son expérience avec les autres et obtenir de la reconnaissance
6. Favoriser l’innovation

Justine, en charge d’une nouvelle offre digitale, a 5 ans d’ancienneté dans une grande banque. Ces derniers temps, elle répond avec beaucoup de retards aux mails, oublie des réunions et répète à tous qu’elle est débordée sans pour autant trouver de solution. Voici comment la démarche de dynamisation du savoir-faire l’a aidée à prendre du recul, déléguer et surtout retrouver de l’impact et de la motivation.

La réponse aux cadres sous l’eau et stressés par leur charge de travail n’est pas forcément la mise en place de formations en gestion du stress. Cela pourrait induire une responsabilité uniquement personnelle et occulter les aspects systémiques liés à la surcharge de travail. Très fréquemment une charge conséquente est liée à un contexte multifactoriel (évolution du poste, taille et niveau des équipes, qualité du management, habitudes de fonctionnement, stratégie de l’entreprise…). Dynamiser le savoir-faire permet de mettre à plat les activités, les questionner et les transformer de manière à augmenter l’impact des postes et le sentiment de fierté des collaborateurs.

1. Évaluer réellement la charge de travail pour l’alléger

Le fait de lister les activités professionnelles quotidiennes avec un expert de la dynamisation du savoir-faire permet de prendre conscience de l’amplitude des responsabilités et de la charge de travail. Pour Justine le constat est immédiat « Je ne me rendais pas compte que je faisais tout ça, c’est impossible pour une seule personne, je vais devoir déléguer ». La démarche permet de nommer, clarifier et catégoriser les différentes activités de manière à avoir un aperçu global des tâches liées à une fonction. Parfois un poste évolue et des tâches se rajoutent insidieusement entrainant le collaborateur dans un goulet d’étranglement avec pour conséquences une baisse de concentration, des erreurs, voire des risques psychosociaux.

2. Prioriser les actions stratégiques à forte valeur ajoutée

Une fois les activités liées à une fonction recensées, il s’agit de nommer et prioriser celles qui ont le plus de valeur ajoutée. C’est le moment d’avoir plusieurs avis car souvent, nous ne sommes pas objectifs et confondons ce que nous aimons avec ce qui a le plus de valeur. Prioriser permet de mettre en évidence la finalité de certaines actions et de redonner du sens à certaines tâches. C’est une occasion pour vérifier si les activités sont SMART (spécifiques, mesurables, atteignables et réalistes dans le temps imparti) et mesurer la performance de façon plus juste et concrète.

3. Questionner les modes habituels de fonctionnement individuels et collectifs

Une règle mentionne qu’il ne faut pas couper la salade avec un couteau. Peu savent que cette « bonne manière » est due au fait que les couteaux d’autrefois n’étaient pas en acier inoxydable et que par conséquent, le vinaigre de la salade pouvait les abîmer. Quelle est aujourd’hui l’utilité de cette habitude avec des couteaux qui, pour la plupart, ne craignent plus rien ? Lors d’une démarche de dynamisation du savoir-faire, nous questionnons les modes de fonctionnement et vérifions s’ils sont toujours utiles ou s‘il est nécessaire de les faire évoluer.

4. Transférer le savoir-faire avec empathie (rendre les connaissances explicites)

Justine craignait que ses collègues fassent des erreurs et était réticente à la délégation. La démarche de transfert de savoir-faire nécessite de la psychologie. Il s’agit de mettre en lumière les croyances et les résistances au changement des collaborateurs et les accompagner à optimiser leur façon de travailler en équipe. Le cadrage pour déléguer étape par étape contribue à rassurer et à engager les personnes dans une démarche plus collaborative. C’est aussi l’occasion d’évaluer les savoirs implicites qu’il faut rendre explicites.

Une fois les savoirs identifiés, il est important de les partager avec les autres avec une pédagogie adaptée à la culture de l’entreprise et aux outils utilisés par celle-ci. Des formations en présentiel en passant par du micro learning sur mobile ou bien de l’action de formation en situation de travail (AFEST), tous les formats sont possibles pour donner envie aux collaborateurs de monter en compétence.

5. Permettre de partager son expérience avec les autres et obtenir de la reconnaissance

Valoriser son savoir-faire c’est aussi apprendre à communiquer sur nos activités. Dans le cas de Justine, elle avait besoin de synthétiser ses missions, de prendre la parole avec plus d’assurance mais aussi de se dégager du temps pour échanger avec ses collègues sur la nature de son travail. Les temps de mise en valeur des activités des différentes personnes sont d’excellentes occasions d’avoir de la reconnaissance. Organiser un déjeuner ou un webinaire avec une équipe sur un autre site permet de se sentir valorisé et reconnu dans son travail.

6. Favoriser l’innovation

Dynamiser le savoir-faire des collaborateurs signifie communiquer efficacement l’ambition et les résultats de chacun aux différents services. Lorsque les moments de partage de connaissance sont accompagnés de temps liés à la recherche de nouvelles idées, cela engendre une émulation de matière grise et beaucoup d’énergie dans les équipes. Bien accompagnés, ces temps favorisent l’innovation et permettent à certains talents de se révéler.

Une grande partie de la pression des collaborateurs vient du fait que les postes évoluent et que nous ne prenons pas le temps de les revisiter en profondeur. Quand nous faisons cet exercice, non seulement nous simplifions et allégeons la charge de travail, favorisons le transfert de savoir-faire entre les personnes mais aussi valorisons ces dernières et permettons des innovations à tous les niveaux. Un tel exercice relève de l’hygiène d’une organisation vivante.